零缺陷管理的思想体系可以用一句话来概括： “坐而论道，道而行之”。也就是说，理论来源于实践，同时要指导实践。只有付诸实践才可能取得理论与实践的高度一致。
现实中有3类人：蜘蛛式、蚂蚁式和蜜蜂式。其中，蜘蛛式的人只会编织一张美丽的网后便开始空想；蚂蚁式的人每天忙忙碌碌却从不思考；只有蜜蜂式的人既织网又劳作，且不断有蜜酿出，才是值得推崇的。
零缺陷管理思想体系可以总结为：一个中心、两个基本点和三个需要。
一个中心指的是零缺陷管理。零缺陷管理要求第一次就把事情做正确。每个人都坚持第一次做对不让缺陷发生或留到下道工序或其他岗位，那么工作中就可以减少很多处理缺陷和失误造成的成本，工作质量和工作效率也可以大幅度提高。
两个基本点指的是有用的和可信赖的。有用的是一种结果导向的思维我们做任何事情首先想到它有用，必须站在客户的角度来审视最终的结果是否有用。但是，如果做的每件事情都有用，也未必可靠。因此零缺陷管理追求既有用又可靠的结果。
三个需要分别是指客户的需要、员工的需要和供应商的需要。任何一个组织首先要承担的是客户，没有客户，组织就没有存在的意义。这三个需要形成了一个价值链，因此必须统一看待客户、员工和供应商的需要。
第一次就把事情做好
美国质量管理学家宾·克劳斯比提出了零缺陷管理。在零缺陷管理中，质量的定义就是符合要求而不是好。 “好、卓越”等描述都是主观和含糊的。预防产生质量，检验不能产生质量。检验是在过程结束后把不符合要求的挑选出来，而不是促进改进。
克劳斯比有一句名言： “质量是免费的”。过去质量之所以不能免费，是由于“没有第一次把事情做好”，产品不符合质量标准，从而形成了 “缺陷”。美国许多公司常常耗用相当于营业总额的15%~20%去消除缺陷。
因此，在质量管理中既要保证质量又要降低成本，其结合点是要求每一个人“第一次就把事情做好”，即人们在每一时刻、对每一作业都需满足工作过程的全部要求。
零缺陷管理的核心是第一次把正确的事情做正确，包含了三个层次：正确的事、正确的做事和第一次做正确。因此，第一次就把事情做对，三个因素缺一不可。质量管理就是开车，首先控制系统必须是好的。要确保开车过程顺畅，还必须有良好的交通规则的支持，也就是保证体系必不可少。
控制系统做得再好、质量手册编得再精美、通过的认证再多，但如果没有人执行，那所做的一切都是徒劳的。因此，公司的高层管理者必须认识到执行的重要性，必须确保质量经理确实是在 “开车”而并不仅仅是编制一些文件。
自上而下不断推动
由于传统思想的影响，很多人对零缺陷管理的理解并不准确。零缺陷管理不是质量控制的方法，而是全公司的管理运行系统；不是头痛医头的手段，而是标本兼治的完整性方案；不是重在事后的补救，而是重在事前对问题的预防；不是 “贴金”和 “作秀”，而是结果导向的绩效突破法；不是仅仅控制内部过程，而是通过过程为客户创造价值。
零缺陷管理不仅是质量部的方法，而且是一种企业的经营之道，不仅适用于制造组织，而且适用于所有类型的组织。零缺陷管理不仅是自下而上的驱动，最重要的是首先要自上而下的推动。只有深刻理解零缺陷管理，才能避免走入误区。
管理失败十大原因
缺少远见。缺少远见就导致把质量排斥在战略之外，这样企业的目标及优先顺序就不明确，质量在企业中的角色就不易被了解。要想从努力中获得成功，企业需要转变思维方式，创造不断改进质量的环境。
没有以顾客为中心。误解顾客意愿、缺少超前为顾客服务的意识，虽改进了一些工作，但没有给顾客增加价值，也会导致质量管理的失败。顾客满意是一个动态的持续变化的目标，要想质量管理成功，就必须集中精力了解顾客的期望，开发的项目要满足或超出顾客的需要。
管理者贡献不够。调查表明，大多数质量管理活动的失败不是技术，而是管理方面的原因。所有的质量管理权威都有一个共识：质量管理最大的一个障碍是质量改进中缺少上层主管的贡献。管理者的贡献意味着通过行动自上而下地沟通公司的想法，使所有员工和所有活动都集中于不断改进，这是一种实用的方法。
只动嘴或公开演说不适合质量管理，管理者必须参与和质量管理有关的每一个方面的工作并持续保持下去。在一项调查中，70%的生产主管承认，他们的公司现在花费更多的时间在改进顾客满意的因素上。然而他们把这些责任授权给中层管理者，因而说不清楚这些努力成功与否。试想，这样的质量管理能够成功吗？
没有目的的培训。企业许多钱花费在质量管理的培训上，然而许多企业并没有因此得到根本的改进。因为太多的质量管理培训是无关紧要的。例如，员工们学习了控制图，但不知道在哪里用，不久他们就忘记所学的东西了。可以说，没有目标、没有重点的培训实际上是一种浪费。
缺少成本和利益分析。许多企业既不计算质量成本，也不计算改进项目的利益，即使是计算质量成本的企业，也经常只计算明显看得见的成本 （如担保）和容易计算的成本 （如培训费），而完全忽视了有关的主要成本，如销售损失和顾客离去的无形成本。例如，不了解由于顾客离去而带来的潜在销售损失等。
组织结构不适宜。组织结构、测量和报酬在质量管理培训、宣传中没有引起注意。在一些企业中，管理者的角色很不清楚，质量管理的责任常常被授给中层管理者，这导致了质量小组之间的权力争斗，质量小组缺少质量总体把握，结果是争论和混乱。扁平结构、放权、跨部门工作努力对质量管理的成功是必须的。成功的企业是保持开放的沟通形式，开展了全过程的沟通，消除了部门间的障碍。研究表明：放权的跨部门的小组所取得的质量改进成果可以达到部门内的小组所取得成果的200%到600%。
质量管理形成官僚机构。在质量管理活动过程中，通常把质量管理授权于某质量特权人物。质量成为一个平行的过程，产生带有自己的规则标准和报告人员的新的官僚层次和结构，无关的质量报告成为正常。这个质量特权人物逐渐张大渗透，成为花费巨大而没有结果的庞然大物。质量官僚们把自己同日常的生活隔离开来，不了解真实的情况，反而成为质量改进的障碍。
缺少度量和错误的度量。缺少度量和错误的度量是导致质量管理失败的另一个原因。例如，选择合适的价格改进了采购部门的绩效，但给生产部门带来了极大的质量问题。企业没有参考对比就如同猎手在黑夜里打猎物，其结果只是乱打一气，也许偶然有结果，更可能是巨大的损失。公司需要与质量改进有关的绩效度量手段，包括过程度量和结果度量。成功的公司都是以顾客为基础度量和监测质量改进的过程。
报酬和承认不够。战略目标、绩效度量和报酬或承认是支持企业质量改进的3大支柱。企业如何承认和回报员工是传递公司战略意图的主要部分。为使质量管理的努力富有成效，企业应当承认和回报有良好绩效者从而使质量改进成为现实。
会计制度不完善。现行的会计制度对质量管理的失败负有很大的责任。它歪曲了质量成本，没有搞清楚其潜在的影响。例如，与不良产品有关的成本如担保，甚至没有被看成是质量成本；废弃、返工被看成是企业的一般管理费用；顾客不满意和销售减少的损失却没有在账目上反映出来。